Entidades que han co-patrocinado Reuniones Científicas con la Fundación Index

ICCHNR, HerforSite University, Reino Unido
Secretaría de Salud, Gobierno Federal, México
Universidad Nacional de Colombia, Bogotá (Colombia)
Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, México
Universidad Tecnológica y Pedagógica de Colombia
Universidad Autónoma de San Luis Potosí, México
Escuela Andaluza de Salud Pública, España
Escuela Universitaria de Enfermería, Universidad de Zaragoza, España
Departamento de Enfermería de la Universidad de Alicante, España

Algunos criterios para el Co-Patrocinio de Reuniones Científicas

-El co-patrocinador debe solicitar la organización conjunta de la Reunión con al menos dos años de antelación sobre la fecha real de celebración.

-Al exponer su candidatura, el co-patrocinador deberá presentar una memoria para que pueda ser valorada por el Consejo Científico de la Fundación Index, en la que se exponga de forma detallada:

-Reunión Científica que desea co-pratrocinar
-Lugar de celebración (situación geográfica, valores culturales, patrimonio, infraestructuras hoteleras, comunicaciones nacionales e internacionales)
-Fechas tentativas y justificación
-Pertinencia ¿por qué consideran que es importante la realización conjunta de la Reunión? ¿qué orientación temática desean darle? ¿qué aspectos importantes serían sometidos a debate? ¿qué áreas de conocimiento contribuiría a aclarar?
-Patrocinador (información institucional y corporativa, departamento o unidad que asumiría la oranización, relación de personas y sus responsabilidades directas en la organización, recursos propios que pondría a disposición de la organización, relación de compromisos que asumiría y credenciales de los compromisos y apoyos institucionales)
-Emplazamiento del evento (descripción detallada del edificio donde se desarrollaría la Reunión, situación y accesibilidad para los participantes, indraestructura para el desarrollo de las actividades científicas en cuanto a salas y medios audio-visuales, condiciones para su utilización, etc.)
-Recursos (mecanismos para la financiación del evento, recursos propios y posibles financiadores, entidades que estarían dispuestas a participar y qué tipo de aportaciones realizarían, esponsorización, etc.)
-Organización (actos científicos, actos culturales o recreativos que podrían formar parte de la programación)

-Los términos en que se realice el co-patrocinio han de concretarse en una Carta de Compromiso que deberán suscribir la Fundación Index y en Centro Colaborador antes de la aceptación definitiva de la candidatura.

-El co-patrocinador debe ser una Universidad, una sociedad científica o cualquier otra institución siempre que no tenga ánimo de lucro y forme parte de la Red de Centros Colaboradores de la Fundación Index.

-Se constituirá un Comité Organizador de la Reunión Científica que estará formado de forma paritaria por miembros designados por la Fundación Index y por el Centro Colaborador. Este comité designará a su vez los miembros del Comité Científico de la Reunión.

-El co-patrocinador deberá realizar un Proyecto de trabajo donde se contenga de forma detallada el plan de actividades y presupuesto general de la Reunión.

-La fecha de la Reunión deberá fijarse de forma conjunta, procurando que no coincida con otros eventos patrocinados por las entidades co-patrocinadoras.

-La ubicación de la Reunión debe considerar la fácil accesibilidad a través de los medios habituales de transporte aéreo o terrestre.

-El co-patrocinador debe garantizar los servicios de apoyo a la Reunión, como suficiente espacio para reuniones, alojamiento y alimentación cercanos a su emplazamiento.

-Todos los gastos generales relacionados con la Reunión deben cubrirse con los ingresos que genere la misma, tanto a través de las cuotas de inscripción como de posibles patrocinadores.

-La publicación de los trabajos presentados en la Reunión deberán financiarse de forma prioritaria con cargo al presupuesto general de la Reunión.

-La Reunión deberá incluir un espacio para la celebración del Encuentro Internacional de Centros Colaboradores de la Fundación Index

-Si los ingresos superan los gastos, el superávit deberá distribuirse a partes iguales entre la Fundación Index y el centro co-patrocinador, debiendo asumir el compromiso de invertirlo en actividades de promoción del conocimiento.